IT-Governance

Wat is IT Governance ?

Sinds de introductie van IT vragen velen zich af wat de toegevoegde waarde ervan is. De kosten van IT lijken de baten te overstijgen. De besluitvorming rondom IT is vaak onduidelijk. Ook is besturing en transparantie van de IT-bedrijfsvoering vaak een vraagstuk. Met een adequaat opgezet systeem voor IT Governance kan er weer duidelijkheid komen.

IT Governance zorgt aan de ene kant voor de juiste besluitvormingsprocessen en waarborgt anderzijds de optimale inhoudelijke resultaten. IT Governance gaat daarmee over het welbewust verbeteren van de bestuing van IT: de besluitvorming erover wordt concreet en beter te organiseren en te handhaven. Dit concretiseren doen we met behulp van IT-Portfoliomanagement (Pojectportfolio’s, Applicatieportfolio’s en Infrastructuurportfolio’s).

Aanpak en resultaten
Wij onderscheiden twee invalshoeken voor het aanpakken van de IT Governance problematiek. De eerste invalshoek komt voort uit de noodzaak van wettelijke regelingen en compliance, zoals SOX, Basel II en Code Tabaksblat. IT Governance wordt dan benaderd vanuit de audit sfeer. Naast deze defensieve invalshoek bestaat een offensieve benadering, waarbij het doel is de besluitvorming over de informatievoorziening in organisaties te verbeteren. Een samenhangende visie zal leiden tot meer grip op de informatie voorziening.

De IT Governance cyclus
De kenmerkende onderdelen van een IT-Organisatie- Projecten (IT-veranderingen) en beheer en exploitatie (IT instandhouding) – worden veelal behoorlijk los van elkaar aangestuurd. Hierdoor is integrale verantwoording over de resultaten vaak moeilijk en ontbreekt inzicht in de bijdrage van de IT aan strategie. Wij zorgen voor het implementeren van een integrale IT Governance-cyclus. Deze procescyclus heeft als hoofddoel de bijdrage van IT aan de strategische doelen te maximaliseren. De IT Governance-cyclus kent de volgende drie elementen:

• Richting geven: het expliciet koppelen van de doelen van de organisatie aan de doelen van IT. Dit doen we door het optimaliseren van besluitvormingsprocessen en het benoemen van de strategische IT-besturingsobjecten.
• Aansturen: het concreet maken van de tactische en operationele besturing van het IT-domein. Hierbij geven we besturing vorm via IT-portfoliomanagement.
• Verantwoorden: het inbouwen van en terugkoppeling, zodat resultaten kunnen worden verantwoord tegen de organisatiedoelstellingen en externe normen. 
  
  

IT Governance raamwerk

IT Portfolio management is een sterk hulpmiddel voor het aansturen van het IT domein.  IT Portfolio management vergroot het inzicht in beslissingen die nodig zijn op het gebied van IT en verbetert het stellen van prioriteiten. Dit maakt IT Governance en dus IT besturing concreet. Ordina onderscheidt drie deelgebieden: project portfolio’s, applicatie portfolio’s en infrastructuur portfolio’s. De samenhang staat in het weergegeven raamwerk. Deze portfolio's leveren de services waarmee kan worden voldaan aan de vereiste performance- en risiconiveaus:  

• het centraal geplaatste applicatieportfolio ondersteunt de bedrijfsprocessen;
• het infrastructuurportfolio ondersteunt het applicatieportfolio.

Deze beide portfolio's worden beheerd door een asset management proces, dat de life-cycles van de componenten bewaakt. Via het projectportfolio worden veranderingen in de applicatie- en infrastructuur portfolio's gerealiseerd, waarmee ingespeeld wordt op veranderingen in de business en op de life-cycles van de IT-componenten.

Wat levert het op ?

Ondernemingen en ook non-profit organisaties die op enigerlei wijze hun bestaansrecht willen behouden zijn in hoge mate afhankelijk geworden van ICT en van een adequate informatievoorziening. Het budget dat aan de ICT-functie en de besturing ervan wordt besteed is de laatste jaren dan ook flink toegenomen in vergelijking met andere functies. Een goede besturing waarborgt dat dit budget effectief wordt besteed: “waar voor uw geld”.

Waarom Ordina ?

Ordina heeft haar kennis en ervaring gebundeld in een complete dienstverlening onder de naam IT Governance. Voor een adequate besturing van de ICT organisatie is nodig: 1) juiste besluitvorming en 2) de juiste informatie om besluiten te kunnen nemen. Ordina hanteert hiervoor een praktisch IT Governance raamwerk, waarbij inzicht in project- en applicatieportfolio’s de sleutel tot succes zijn.

Het bewijs

Project: Applicatie Portfolio Management

Uitdaging: Reduceren aantal applicaties bij multinational, 25.000 medewerkers

Werkwijze: Eerste fase opschonen functionele dubbelingen in huidige applicaties met gebruik van onze Applicatie Levensduur Meetmethode (ALM) en in tweede instantie van resterende applicatie licenties in orde brengen met onze standaard Software Asset Management methode (SAM) (zie figuur).

Resultaat:

• aantal applicaties -65% tot 1400
• besparing ca. € 2 miljoen per jaar
• opzet van softwarecatalogus
• standaardisatie
• applicatie lifecycle proces.

Project: License compliancy

Uitdaging: Op orde brengen van de licentiestructuur van een grote energieleverancier, 12.000 medewerkers.

Werkwijze: Toepassen van standaard methoden en technieken rondom onze Software Asset Management (SAM) propositie. Hierbij inzicht geven in verschillende aspecten rondom licentiemanagement.

Resultaat:

• 2000 applicaties
• bijna 50% non-compliant
• financial gap ruim € 6 miljoen
• maar ook te veel aan licenties
• inventarisatie en analyse
• business case.